Verwendung der Checklistenfunktion in YourHR.io

Willkommen bei der Checklistenfunktion von YourHR.io, einem leistungsstarken Werkzeug, das sorgfältig entwickelt wurde, um die Effizienz und Wirksamkeit Ihrer HR-Prozesse erheblich zu verbessern. Ob Sie die Komplexität der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bewältigen, die nuancierten Schritte des Offboardings verwalten oder die unzähligen täglichen Aufgaben dazwischen navigieren, unsere Checklisten sind darauf ausgelegt, sicherzustellen, dass jede Aufgabe fehlerfrei und pünktlich ausgeführt wird.

Diese innovative Funktion revolutioniert die Verwaltung von HR-Aufgaben, indem sie komplexe Prozesse in handhabbare, umsetzbare Elemente unterteilt und sicherstellt, dass nichts übersehen wird. Bei der Einarbeitung können unsere Checklisten Manager und HR-Experten durch jeden Schritt des Prozesses führen, von der rechtlichen Dokumentation und der Einrichtung des Arbeitsplatzes bis hin zu Schulungen und ersten Bewertungen. Dieser strukturierte Ansatz beschleunigt nicht nur den Prozess und macht ihn sowohl für den Mitarbeiter als auch für das HR-Team reibungsloser, sondern verbessert auch die Erfahrung der neuen Mitarbeiter und bereitet sie vom ersten Tag an auf den Erfolg vor.

Ebenso stellt die Checklistenfunktion während des Offboardings sicher, dass alle Verfahren korrekt befolgt werden, wie die Rückgabe von Firmeneigentum, die abschließende Gehaltsabrechnung und die Austrittsinterviews. Diese akribische Aufmerksamkeit für Details wahrt Professionalität und Compliance, mindert potenzielle rechtliche Probleme und erhält eine positive Beziehung zu ausscheidenden Mitarbeitern.

Darüber hinaus bieten unsere Checklisten für routinemäßige HR-Aufgaben eine klare Roadmap für den täglichen Betrieb und helfen Teams, organisiert und proaktiv zu bleiben. Der Einsatz von Checklisten kann die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern, Zeit sparen, indem redundante Arbeiten vermieden werden, und die allgemeine Arbeitszufriedenheit verbessern, indem den Mitarbeitern klare Richtlinien und erreichbare Ziele geboten werden.

Indem Sie die Checklistenfunktion von YourHR.io in Ihre HR-Praktiken integrieren, implementieren Sie nicht nur ein Werkzeug; Sie übernehmen eine strategische Ressource, die Transparenz, Rechenschaftspflicht und Konsistenz in Ihrer Organisation verbessert. Dies führt zu einem verbesserten Betriebsablauf, einer besseren Einhaltung regulatorischer Anforderungen und einer stärker engagierten und informierten Belegschaft. Letztendlich sind unsere Checklisten mehr als nur Listen; sie sind die Grundlage für den Aufbau eines widerstandsfähigen, effizienten und hochwirksamen HR-Management-Systems.

Für Administratoren
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Übersichtsseite der Checklisten
Willkommen auf der Checklisten-Seite von YourHR.io, wo Effizienz auf Klarheit trifft. Diese Seite dient als zentrale Anlaufstelle für das Erstellen, Verwalten und Überprüfen aller in Ihrem HR-System definierten Checklisten. Jede Checkliste ist darauf ausgelegt, Prozesse von der Einarbeitung von Mitarbeitern bis hin zu routinemäßigen HR-Aufgaben zu straffen und dabei die Einhaltung von Vorschriften und die Konsistenz in Ihrer Organisation sicherzustellen.
Seitenlayout
Wenn Sie auf die Checklisten-Seite zugreifen, finden Sie eine gut organisierte Tabelle, die alle derzeit im System eingerichteten Checklisten anzeigt. Diese Tabelle soll einen umfassenden Überblick über den Status und die Nutzung jeder Checkliste bieten und so eine einfache Verwaltung und Überwachung ermöglichen.
Inhalt
  • Checklistenname: Zeigt den Namen der Checkliste an und bietet damit einen klaren und direkten Bezug zu ihrem Inhalt und Zweck.
  • Beschreibung: Eine kurze Beschreibung dessen, was die Checkliste beinhaltet, um den Benutzern ihre Anwendung und Relevanz zu vermitteln.
  • In Bearbeitung: Zeigt die Anzahl der Fälle an, in denen die Checkliste derzeit verwendet wird, aber noch nicht abgeschlossen ist. Dies hilft bei der Verfolgung laufender Prozesse.
  • Abgeschlossen: Gibt an, wie oft die Checkliste vollständig abgeschlossen wurde und bietet Einblicke in ihre Wirksamkeit und Nutzungshäufigkeit.
Funktionalitäten
  • Bearbeiten: Jeder Eintrag in der Checkliste enthält einen 'Bearbeiten'-Button. Durch Klicken darauf können Sie den Inhalt der Checkliste ändern, ihre Parameter aktualisieren oder ihre Struktur an sich ändernde Anforderungen anpassen.
  • Details: Neben der Bearbeitungsoption öffnet der 'Details'-Button eine Seite, auf der Sie umfassende Daten zur Checkliste anzeigen können. Dies umfasst historische Nutzungsdaten, detaillierte Berichte über Abschlussraten und spezifische Benutzerinteraktionen.
  • Zuweisen: Verwenden Sie den 'Zuweisen'-Button, um eine Checkliste einzelnen Benutzern oder Teams zuzuweisen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wer die Checkliste abschließen muss, indem Sie Parameter wie Fristen festlegen und Benutzer über ihre neuen Aufgaben informieren.
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Checklisten erstellen

  • Auf das Checklistenmodul zugreifen: Navigieren Sie über das Seitenmenü zum Checklistenmodul.
  • Eine neue Checkliste erstellen: Klicken Sie auf „Checkliste erstellen“, um eine neue Checkliste zu erstellen. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Checkliste ein.
  • Platzhalter verwenden: Verbessern Sie die Personalisierung Ihrer Checkliste, indem Sie Platzhalter in den Checklistentext einfügen. Diese Platzhalter umfassen:
    • Firmenname: Dieser Platzhalter wird automatisch durch den tatsächlichen Namen Ihrer Organisation ersetzt, wenn die Checkliste zugewiesen wird.
    • Vorname: Wird automatisch mit dem Vornamen des Benutzers gefüllt, dem die Checkliste zugewiesen ist.
    • Nachname: Wird durch den Nachnamen des Benutzers ersetzt.
    • Vollständiger Name: Kombiniert den Vor- und Nachnamen des Benutzers in Situationen, in denen ein vollständiger Name bevorzugt wird.
Durch die Verwendung dieser Platzhalter können Sie Aufgaben erstellen, die maßgeschneiderter und direkter wirken, was die Klarheit und das Engagement der Benutzer erhöht. Wenn beispielsweise eine Aufgabe in der Checkliste das Lesen des Mitarbeiterhandbuchs betrifft, könnten Sie sie wie folgt formulieren: "Überprüfen Sie das Mitarbeiterhandbuch von [CompanyName] gründlich, [FirstName]." Dadurch fühlt sich jede Checkliste persönlicher und relevanter für die einzelne Person an.
  • Checklistenelemente hinzufügen
    • Klicken Sie auf „Element hinzufügen“, um neue Aufgaben in die Checkliste aufzunehmen.
    • Geben Sie den Aufgabennamen, den Typ und alle URLs oder Dokumente an, die für die Fertigstellung benötigt werden.
    • Weisen Sie Aufgaben bei Bedarf spezifischen HR-Funktionen zu.
  • Speichern: Sobald Ihre Checkliste fertig ist, speichern Sie Ihre Änderungen, und die Checkliste steht dann zur Zuweisung bereit.
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Zuweisen von Checklisten

  • Wählen Sie eine Checkliste aus: Wählen Sie die Checkliste aus, die Sie aus Ihrer Liste von Checklisten zuweisen möchten.
  • Benutzern zuweisen: Sie können Checklisten einzelnen Benutzern, spezifischen Teams oder dem gesamten Unternehmen zuweisen.
  • Fristen festlegen: Legen Sie Fristen für jede Checkliste fest, um eine rechtzeitige Fertigstellung zu gewährleisten. (Bald)
  • Benachrichtigungseinstellungen: Konfigurieren Sie Benachrichtigungen, um Benutzer zu informieren, wenn eine Checkliste zugewiesen wird oder eine Frist bevorsteht. (Bald)
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Fortschritt überwachen

  • Zugewiesene Checklisten anzeigen: Greifen Sie auf den Bereich „Checklisten überwachen“ zu, um alle Benutzer zu sehen, denen eine bestimmte Checkliste zugewiesen wurde.
  • Übersicht über den Checklistenstatus: Erhalten Sie eine Übersicht über jede zugewiesene Checkliste, einschließlich der Anzahl der abgeschlossenen und laufenden Aufgaben.
  • Detaillierte Benutzerberichte: Erweitern Sie den Bericht für jeden Benutzer, um detaillierte Aufgabenabschlüsse, ausstehende Aufgaben und die Daten abgeschlossener Aktionen zu sehen.
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Für Benutzer

Zugriff auf Ihre Checklisten
  • Dashboard-Übersicht: Wenn Sie sich anmelden, zeigt Ihr Dashboard Ihre zugewiesenen Checklisten an.
  • Checklistendetails anzeigen: Klicken Sie auf eine Checkliste, um detaillierte Aufgaben einschließlich ihres Status und der erforderlichen Aktionen anzuzeigen.
Checklistenaufgaben abschließen
  • Aufgaben als abgeschlossen markieren: Wenn Sie Aufgaben abschließen, markieren Sie sie im System.
  • Erforderliche Informationen einreichen: Stellen Sie bei Aufgaben, die das Einreichen von Dokumenten oder das Besuchen von URLs erfordern, sicher, dass Sie diese Aktionen wie beschrieben durchführen.
  • Fortschrittsverfolgung: Das System aktualisiert Ihren Fortschritt automatisch und zeigt an, was abgeschlossen wurde und was noch aussteht.
Benachrichtigungen
  • E-Mail-Benachrichtigungen: Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen über neue Aufgaben, bevorstehende Fristen oder Änderungen an Ihren Checklisten. (Bald)
  • Dashboard-Benachrichtigungen: Benachrichtigungen auf Ihrem Dashboard erinnern Sie an bevorstehende Fristen oder unvollständige Aufgaben. (Bald)
Fazit
Die Checklistenfunktion von YourHR.io ist darauf ausgelegt, Ihre HR-Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass jede Aufgabe effizient ausgeführt wird und nichts übersehen wird. Ob Sie als Administrator unternehmensweite Aufgaben überwachen oder als Benutzer tägliche Aufgaben erledigen, unser Tool ist hier, um Ihre HR-Reise zu unterstützen.